A Approach Comunicação é uma das maiores empresa de assessoria de imprensa e comunicação do Brasil com atuação internacional. Com 170 seats em média, a empresa sofria com problemas em sua infraestrutura local, licenciamento e serviços de TI. Lideramos uma iniciativa que direcionou a implementação e adoção de Office 365 (Microsoft Teams, Exchange Online, Sharepoint, OneDrive) e migração de sua infraestrutura local para o Microsoft Azure. Diversas ferramentas de concorrentes tiveram seu uso descontinuados no cliente ao longo da jornada, como: Google Drive, Zoom e Arcserve.
A Approach possuía ao todo 10 servidores On-Premisess mantendo a operação funcionando. Essa infraestrutura carecia de cuidados e manutenção, uma vez que o cliente não possuía uma boa equipe para mante-la. Dentre os serviços, podemos citar: Active Directory, File Servers, Remote Desktop Service, RRAS, SQL Servers, Backup Servers.
Os serviços de Backup eram originalmente mantidos pelo software da Arcserve nas duas filiais da empresa. O software possuía sua licença expirada, os servidores que hospedavam o software não possuíam mais garantia, não possuíam mais espaço físico em seus HDs para armazenar novos backups e algumas vezes as recuperações de arquivos falhavam.
Todas as reuniões da Approach aconteciam de forma presencial em suas salas de reuniões. Quando havia necessidade de se comunicar com seus clientes, salas de reuniões virtuais eram criadas através do Zoom, ferramenta de conferências da empresa Zoom Video Communications.
Com a utilização do Office 365 e serviços providos pelo Microsoft Azure, diversos servidores haviam sido desligados, mas ainda restavam alguns. A Approach procurava modernizar sua infraestrutura física que enfrentava problemas. Os servidores físicos estavam fora de garantia, desatualizados e não possuíam redundâncias. Pequenos problemas geravam indisponibilidade nos serviços e afetavam a operação instantaneamente.
Foi implementado uma intranet customizada no Sharepoint Online, adaptada para as necessidades de negócio do cliente.
Uma equipe de operações realizou as migrações dos arquivos para nova intranet e continua a direcionar os colaboradores a atender novos clientes e projetos utilizando as ferramentas disponíveis no Office 365. O uso de File Servers tradicionais cada vez mais é abolido em prol do Sharepoint Online.
Venha Pra Nuvem implementou o Azure Sync Services em todos os servidores de arquivos, criando uma cópia de todos os arquivos para o Azure Files. O Azure Recovery Service Vault foi implementado para realizar a gerência dos snapshots.
Para auxiliar nos problemas de armazenamento dos servidores, um trabalho de adoção do OneDrive for Business foi realizado. Um processo de conscientização e treinamento foi realizado para que os colaboradores aderissem o uso do OneDrive. O uso do Google Drive e do WeTransfer foi abolido e os colaboradores passaram a usar os recursos de compartilhamento do OneDrive.
As aplicações, bancos de dados e Active Directory foram migrados para novos servidores atualizados no Microsoft Azure. Os servidores físicos foram desligados. Ao final de todo o trabalho com a Approach Comunicação, apenas dois servidores se mantiveram ligados, sendo esses, dois File Servers que armazenam temporariamente arquivos não finalizados que estão sendo produzidos pelas equipes de conteúdo audiovisual.
A Venha Pra Nuvem implementou o Azure Sync Services em todos os servidores de arquivos, criando uma cópia de todos os arquivos para o Azure Files. O Azure Recovery Service Vault foi implementado para realizar a gerência dos snapshots.
Em um período de um ano a companhia já havia ajustado seus processos para funcionar utilizando o Sharepoint Online como base. Pelo menos 80% dos usuários utilizam ativamente em seu dia a dia a solução, não apenas como repositório de arquivos, mas como portal de colaboração e central das operações de todas as filiais da organização. O Sharepoint se tornou o coração das operações da empresa.
O licenciamento de Office 365 comprado pela Approach com a Venha Pra Nuvem já permitia o uso do Microsoft Teams. Uma questão de adoção da ferramenta era imposta sobre o caso, com ela, custos com outras outra ferramenta de comunicações e conferências remotas seriam evitados e a Approach Comunicação se manteria integrada com mais recurso no ecossistema Microsoft.
Um processo de adoção do Microsoft Teams foi realizado e a forma de trabalhar da empresa foi impactada. Através das equipes, uma divisão por cliente foi criada, permitindo com que os colaboradores mantivessem os documentos e assuntos conversados na empresa separados, ao passo que estavam centralizados no Microsoft Teams.
