Com mais de 55 anos dedicados ao mercado de Seguros, Previdência e Capitalização, a CAPEMISA Seguradora é especialista em vida. Além da tradição e segurança nos negócios, a CAPEMISA orgulha-se de seu compromisso social, que, desde a sua criação, tem como maior representante a obra do Lar Fabiano de Cristo. Reconhecido internacionalmente pela Unesco, o projeto atua diretamente para ajudar famílias em situações de dependência econômica e social, desde 1958.
Com a aquisição do Office 365 a Capemisa viu a possibilidade de aumentar a produtividade de seus colaboradores com recursos como Teams, OneDrive, Sharepoint, Yammer além de migrar sua estrutura On-Premisess para Nuvem (Email, portais, File Server). Trabalhar a gestão de mudança e uma nova cultura organizacional patrocinada pelo time de liderança e multiplicada pelo time de campeões (30 pessoas) foi crucial para promover uma mudança com impacto em toda empresa e duradoura.
Foi um processo que exigiu 100% de dedicação da equipe utilizando as melhores soluções Microsoft para entregar o que era de fundamental importância para a empresa: velocidade no processamento de dados e custo mais baixo de operação.
A forma de trabalho das equipes chegou a um ponto onde a tecnologia estava limitando o crescimento e produtividade. Problemas recorrentes como baixa capacidade de caixas de correio e necessidades constantes de realizar arquivamento dos e-mails minavam a comunicação tanto interna quanto externa.
Sobre a colaboração interna, a colaboração em equipe estava limitada muito a TI estar sempre disponível para realizar as solicitações de criar ambientes de compartilhamento externo e liberar acessos seguros para trabalhos remotos.
Ainda em relação a colaboração, o alto custo de manutenção e sustentação nos servidores de arquivos limitava sua capacidade operacional.
Alguns dos desafios e dores de negócio mapeados e endereçadas ao longo do projeto foram: comunicação não efetiva da liderança para toda empresa, dificuldade de colaboração em projetos entre áreas e com fornecedores externos, gestão de documentos com muita duplicidade de arquivos, trabalho remoto.
A Venha Pra Nuvem iniciou o projeto com a Capemisa identificando desafios e dores de negócio, entendendo os processos e expectativas para caminhar em direção a um ambiente de trabalho moderno onde a colaboração entre funcionários e aumento da produtividade seriam metas não apenas imagináveis, mas também tangíveis.
A partir das dores de negócio apresentadas (citadas anteriormente) construímos e demonstramos diversos casos de uso em torno do Office 365, explorando workloads avançados até então desconhecidos pelo cliente.
Os casos de uso forneceram o otimismo e segurança necessárias para uma mudança de cultura na empresa onde cada colaborador iria conseguir produzir seu trabalho de forma mais eficiente e focar sua atenção no que realmente importa tendo todo ambiente otimizado para isso.
Utilizando uma metodologia de adoção e gestão de mudança (PROSCI) baseada em multiplicadores a Venha Pra Nuvem foi capaz de determinar cenários específicos de atuação para apresentar aos então chamados Campeões diversas possibilidades de melhorias na forma de trabalhar buscando mais produtividade.
Com o apoio do departamento de RH, Comunicação e liderança das áreas de negócio apresentamos o projeto para toda empresa e tornamos a adesão ao time de campeões uma opção. O sucesso foi tão grande que ultrapassou a expectativa de engajamento esperado. Mais de 30 campeões ou 8% da empresa. Este time era multifuncional e de múltiplas hierarquias, tínhamos representantes de Finanças, Operações, TI, RH, Marketing, de estagiários a gerentes. E todos com um ponto em comum: a paixão pela inovação e a vontade de evoluir a forma de trabalhar de seu time e empresa através da utilização de toda plataforma do O365!
Já tendo conhecimento das rotinas e dores diárias foi possível preparar um conteúdo direcionado para apresentar nos workshops para os Campeões que multiplicaram o conteúdo por toda empresa.
O material de divulgação contou com diversas formas. Em primeiro lugar um papel de parede (figura 1) levando o nome do projeto foi publicado para todos os usuários.
(Figura 1)
Dentro dos elevadores (figura 2) foram incluídos adesivos para divulgação do projeto aumentando assim o alcance visual gerando curiosidade e novidade nas vias de maior passagem da organização. As áreas de trabalho foram decoradas com a logo do projeto (figura 3) e os Campeões tiveram as imagens coladas em seus monitores. Esse passo auxiliou bastante para que a equipe de Campeões fosse facilmente identificada pelos demais usuários.
(Figura 2)
(Figura 3)
Em primeiro lugar apresentamos por diversas mídias (comunicações, workshops, banners etc.) a estrutura que seria responsável pela mudança cultural na forma de trabalho colaborativo.
Iniciamos com as vantagens do Exchange Online que principalmente acabaria com o problema no tamanho da caixa de correio. A capacidade de ler seus e-mails em qualquer dispositivo foi uma novidade muito bem assimilada. Atualmente estamos chegando em 85% de utilização conforme figura 4. Estimativa de usuários ativos em junho/2019 é de 100%.
(Figura 4)
Para armazenamento individual, o OneDrive foi um divisor de águas no fator colaboração de documentos pois com as facilidades no compartilhamento a comunicação ficou muito mais rápida e fluida pois os arquivos não eram mais anexados a e-mails e sim compartilhados, garantindo assim a integridade dos documentos, permitindo a colaboração nos mesmos e capacidade do próprio usuário controlar o acesso. Estimativa de usuários ativos em junho/2019 é de 70%.
A possibilidade do compartilhamento tanto interno quanto externo ser realizada diretamente pelos usuários tornou possível suprimir a demanda que existia em TI para criar os ambientes de transferência.
Além disso os colaboradores foram apresentados a possibilidade de trabalho colaborativo em um mesmo arquivo utilizando ferramentas de comunicação e revisão. Essa possibilidade diminuiu drasticamente a necessidade de reuniões e deslocamentos para redigir e preparar documentos em equipe.
Apenas com essas novas tecnologias e possibilidades foi suficiente para alavancar a colaboração em equipe, mas era apenas o começo pois a real transformação viria com o Microsoft Teams.
Utilizando o Microsoft Teams foi possível unir em um único lugar toda colaboração entre toda empresa. Implementando o ambiente de colaboração estruturado por equipes foi possível manter o HUB de produtividade tendo seus principais recursos:
Criando os times no Microsoft Teams foi possível aumentar a produtividade em equipe pois cada espaço contou com recursos e ferramentas capazes de atender as demandas e evoluir a forma de trabalho. Atualmente estamos chegando em 60% de utilização conforme figura 5. Estimativa de usuários ativos de Teams em junho/2019 é de 70%.
(Figura 5)
O recurso biblioteca de documentos, nativo do Teams, proporcionou um repositório específico e de fácil acesso aos documentos pelos integrantes da equipe. A colaboração simultânea e possibilidade de discutir sobre cada documento na sala de chat exclusiva para Equipe trouxe a possibilidade de evoluir a forma de interação entre os colaboradores.
Adicionando o OneNote dentro da Equipe, foi possível ter normas e processos detalhados de forma mais dinâmica sendo também um local favorável no engajamento de novos colaboradores.
Para gerenciamento de atividades, um problema recorrente, a utilização do Planner garantiu ao time ser capaz de panejar demandas de trabalho, dividir em tarefas e direcionar a execução para cada colaborador. O maior ganho ainda veio na capacidade de utilizar os dashboards do Planner e identificar rapidamente colaboradores mais sobrecarregados possibilitando assim uma melhor distribuição de tarefas além da visibilidade estratégica nas demandas.
Um ponto também muito importante foi a adição do Flow como recurso de automação de processos. Implementando um processo simples de fluxo de aprovação permitiu ao processo antes burocrático ser mais dinâmico onde cada etapa se fez concluir apenas em um clique dentro do e-mail economizando assim dezenas de horas em reuniões, deslocamentos e controle do processo.
Para colaboração entre funcionários a Capemisa optou por utilizar o Yammer (figura 6) como principal ferramenta de uso. Nele foi possível enviar comunicados e aumentar a integração dos colaboradores com iniciativas e campanhas de diferentes frentes.
(Figura 6)
A adoção a um portal colaborativo de notícias está ainda em processo de adoção com incentivos dos gestores e formadores de opinião colocando diversas notícias e informações importantes de conhecimento comum para influenciar o uso. Atualmente estamos chegando a 25% de utilização conforme a figura 7. Estimativa de usuários ativos de Yammer em junho/2019 é de 60%.
(Figura 7)
